Scroll down for English.
Privacyverklaring
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Erasmus Esports, gevestigd te Persoonsdam 139 in Rotterdam, hierna te noemen “wij”, “ons” of “onze”, persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt, en deelt wanneer u lid wordt van onze vereniging, deelneemt aan onze activiteiten, onze website bezoekt of op een andere manier met ons communiceert. Wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw privacy en het handhaven van de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens.
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende persoonlijke gegevens via het inschrijfformulier voor lidmaatschap:
– Moment van inschrijving
– Voor contact opgegeven e-mailadres
– Persoonlijk e-mailadres
– Volledige naam
– Bezit van een Sportpas, en zo ja, Sportpasnummer
– School/universiteit
– Studentennummer
– Studie
– Beginjaar van studie
– Geboortedatum
– Geboorteland
– Geslacht
– Postcode en stad
– Telefoonnummer
– Bankrekeningnummer
– Enkele overige aangegeven interesses en feiten (favoriete game, commissie-interesse, hoe heeft het lid van ons gehoord)
Bij het organiseren van evenementen verzamelen we de gegevens die voor dat evenement nodig zijn (bijv. naam en telefoonnummer).
Waar wordt deze data verzameld en bewaard?
De persoonlijke gegevens die we verzamelen via het inschrijfformulier worden opgeslagen in Google Forms en de bijbehorende Google Sheets. Deze documenten bevinden zich in een gedeelde Google Drive van onze vereniging. Naast inschrijvingsgegevens worden ook alle foto’s en de administratie van het bestuur en de commissies (zoals vergaderverslagen en contracten) in deze Google Drive bewaard.
Wie heeft toegang tot deze data?
Het huidige bestuur en de Raad van Toezicht hebben toegang tot de verzamelde gegevens. Commissieleden hebben toegang voor zover dit relevant is voor hun taak.
Hoe gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken de verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden:
– Om uw lidmaatschap te beheren en u toegang te verlenen tot de activiteiten en voordelen van onze vereniging.
– Voor interne administratieve doeleinden, zoals boekhouding en registratie van betalingen.
– Om u op de hoogte te houden van verenigingsnieuws, evenementen, en andere relevante informatie.
– Om onze website en diensten te verbeteren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen verschillende maatregelen om uw gegevens te beschermen. Allereerst bewaren we een deel van de gegevens (studie, geboorteland, geslacht) geanonimiseerd, zodat deze gegevens niet meer herleidbaar zijn naar individuele leden. Voor de overige gegevens omvat de bescherming het beperken van de toegang tot degenen die deze gegevens nodig hebben voor specifieke taken binnen de vereniging. We evalueren regelmatig de toegangsrechten in onze Google Drive om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke documenten. Daarnaast zorgen we ervoor dat alle bestuursleden en commissieleden op de hoogte zijn van het belang van vertrouwelijkheid en privacy.
We bewaren de gegevens maximaal twee jaar.
Uw rechten
U heeft het recht om te vragen welke persoonlijke gegevens wij over u bewaren, en om onjuiste gegevens te corrigeren. U kunt ook verzoeken om uw persoonlijke gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te bewaren. Als u vragen heeft over uw gegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via info@erasmusesports.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over onze privacyverklaring of de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, neem dan contact met ons op via info@erasmusesports.nl of schriftelijk op het volgende adres:
Erasmus Esports
Burgemeester Oudlaan 50
3062 PA Rotterdam
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 7 juli 2025.
Privacy Policy
This privacy statement describes how Erasmus Esports, located at Persoonsdam 139 in Rotterdam, hereinafter referred to as ‘we’, “us” or ‘our’, collects, uses, and shares personal data when you become a member of our association, join our activities, visit our website or otherwise communicate with us. We are committed to protecting your privacy and maintaining the confidentiality of your personal data.
What data do we collect?
We collect the following personal data through the membership registration form:
– Moment of registration
– Email address provided for contact
– Personal e-mail address
– Full name
– Possession of a Sports Pass, and if so, Sports Pass number
– School/university
– Student number
– Year of study
– Starting year of study
– Date of birth
– Country of birth
– Gender
– Postal code and city
– Phone number
– Bank account number
– Some other declared interests and facts (favourite game, committee interest, how did the member hear about us)
When organising events, we collect the data needed for that event (e.g. name and phone number).
Where is this data collected and stored?
The personal data we collect through the registration form are stored in Google Forms and the corresponding Google Sheets. These documents are located in a shared Google Drive of our association. In addition to registration data, all photos and board and committee records (such as meeting reports and contracts) are also stored in this Google Drive.
Who has access to this data?
The current board and the Supervisory Board have access to the collected data. Committee members have access as relevant to their duties.
How do we use this data?
We use the data collected for the following purposes:
– To manage your membership and provide you with access to our association’s activities and benefits.
– For internal administrative purposes, such as accounting and recording payments.
– To keep you informed of association news, events, and other relevant information.
– To improve our website and services and to comply with legal obligations.
How do we protect your data?
We take several measures to protect your data. First, we keep part of the data (study, country of birth, gender) anonymised so that it cannot be traced back to individual members. For the remaining data, protection includes restricting access to those who need it for specific tasks within the association. We regularly review access rights in our Google Drive to ensure that only authorised individuals have access to specific documents. We also ensure that all board and committee members are aware of the importance of confidentiality and privacy.
We store the data for a maximum of two years.
Your rights
You have the right to ask what personal data we keep about you, and to correct incorrect data. You can also request that your personal data be deleted, unless we are legally obliged to keep it. If you have any questions about your data or wish to exercise your rights, please contact us at info@erasmusesports.nl. You also have the right to lodge a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens.
Contact details
If you have any questions about our privacy statement or the way we use your personal data, please contact us at info@erasmusesports.nl or in writing at the following address:
Erasmus Esports
Burgemeester Oudlaan 50
3062 PA Rotterdam
This privacy statement was last updated on 7 july 2025.