Scroll down for English.
Privacyverklaring
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Erasmus Esports, gevestigd te Persoonsdam 139 in Rotterdam, hierna te noemen “wij”, “ons” of “onze”, persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt, en deelt wanneer u lid wordt van onze vereniging, deelneemt aan onze activiteiten, onze website bezoekt of op een andere manier met ons communiceert. Wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw privacy en het handhaven van de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens.
Inhoudsopgave
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende persoonlijke gegevens via het inschrijfformulier voor lidmaatschap:
– Moment van inschrijving
– Voor afschrift formulier opgegeven e-mailadres
– Persoonlijk e-mailadres
– Volledige naam
– Bezit van een Sportpas, en zo ja, Sportpasnummer
– School/universiteit
– Studentennummer
– Studie
– Beginjaar van studie
– Geboortedatum
– Geboorteland
– Geslacht
– Postcode en stad
– Telefoonnummer
– Bankrekeningnummer
– Enkele overige aangegeven interesses en feiten (favoriete game, commissie-interesse, hoe heeft het lid van ons gehoord)
Bij het organiseren van evenementen verzamelen we de gegevens die voor dat evenement nodig zijn (bijv. naam en telefoonnummer).
Tijdens onze evenementen nemen we foto’s. Deze foto’s gebruiken we op onze social media en op ander promotiemateriaal zoals flyers en advertenties om onze vereniging te promoten. We vragen om uw toestemming wanneer wij foto’s maken waar u aanzienlijk in beeld bent. Voor algemene sfeerfoto’s en foto’s waarin u in de achtergrond verschijnt vragen we geen toestemming. U kunt uw toestemming altijd intrekken; lees hier meer over onder het kopje ‘uw rechten‘.
Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens volgens de termijnen die we in ons interne verwerkingsregister hebben vastgesteld.
Veruit de meeste gegevens bewaren wij tot het einde van het studiejaar na uitschrijving. Die gegevens worden dus maximaal twee jaar bewaard.
Voorbeeld: u schrijft zich gedurende studiejaar 2025/2026 uit. Wij verwijderen de meeste gegevens, zoals uw e-mailadres, telefoonnummer en rekeningnummer uiterlijk op 1 september 2027.
Sommige gegevens moeten we volgens de wet langer bewaren. Uw naam, moment van inschrijven en persoonsgegevens op facturen bewaren wij zeven jaar.
Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?
De meeste persoonsgegevens verwerken wij om uw lidmaatschap te faciliteren: de grondslag ‘uitvoeren overeenkomst’. Sommige persoonsgegevens bewaren we wegens een wettelijke verplichting, zoals de fiscale administratieplicht. Ook is ons belang om subsidies aan te vragen een gerechtvaardigd belang voor het verwerken van studiegegevens.
Achtergrond- en sfeerfoto’s verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang om de vereniging te promoten. Foto’s waar u duidelijk in beeld bent verwerken we op basis van uw toestemming.
Waar wordt deze data verzameld en bewaard?
De persoonlijke gegevens die we verzamelen via het inschrijfformulier worden opgeslagen in Google Forms en de bijbehorende Google Sheets. Deze documenten bevinden zich in een gedeelde Google Drive van onze vereniging. Naast inschrijvingsgegevens worden ook alle foto’s en de administratie van het bestuur en de commissies (zoals vergaderverslagen en contracten) in deze Google Drive bewaard.
Wie heeft toegang tot deze data?
Het huidige bestuur en de Raad van Toezicht hebben toegang tot de verzamelde gegevens. Commissieleden hebben toegang voor zover dit relevant is voor hun taak.
Wij publiceren sommige foto’s op WhatsApp en Discord, op onze website en op onze sociale media (Instagram, Facebook, Linkedin). In dat geval zijn deze foto’s toegankelijk voor de bezoekers van die platformen. De WhatsApp-chat is beperkt tot leden, de andere kanalen zijn openbaar.
Hoe gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken de verzamelde gegevens voor de volgende doeleinden:
- Om uw lidmaatschap te beheren en u toegang te verlenen tot de activiteiten en voordelen van onze vereniging.
- Voor interne administratieve doeleinden, zoals boekhouding en registratie van betalingen.
- Om u op de hoogte te houden van verenigingsnieuws, evenementen, en andere relevante informatie.
- Foto’s: om onze vereniging en evenementen te promoten.
- Om onze website en diensten te verbeteren en om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen.
Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen verschillende maatregelen om uw gegevens te beschermen. Allereerst bewaren we een deel van de gegevens (studie, geboorteland, gender) geanonimiseerd, zodat deze gegevens niet meer herleidbaar zijn naar individuele leden. Voor de overige gegevens omvat de bescherming het beperken van de toegang tot degenen die deze gegevens nodig hebben voor specifieke taken binnen de vereniging. We evalueren regelmatig de toegangsrechten in onze Google Drive om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke documenten. Daarnaast zorgen we ervoor dat alle bestuursleden en commissieleden op de hoogte zijn van het belang van vertrouwelijkheid en privacy.
Uw rechten
U heeft onder andere de volgende privacyrechten:
- Recht op inzage: u mag vragen welke gegevens wij over u verwerken en hoe wij dat doen.
- Recht op rectificatie: u mag ons vragen onjuiste gegevens te corrigeren.
- Recht op gegevens verwijderen: U mag verzoeken om uw persoonlijke gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking: u mag ons vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens.
- Recht op dataporabiliteit: u mag ons vragen de persoonsgegevens die wij van u hebben aan u over te dragen.
- Recht op bezwaar: wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, kunt u hier bezwaar tegen maken.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze rechten gelden voor alle persoonsgegevens die wij van u verwerken, waaronder administratieve gegevens en foto’s.
Als u vragen heeft over uw gegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via info@erasmusesports.nl.
Contactgegevens
Als u vragen heeft over onze privacyverklaring of de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens gebruiken, neem dan contact met ons op via info@erasmusesports.nl of schriftelijk op het volgende adres:
Erasmus Esports
Burgemeester Oudlaan 50
3062 PA Rotterdam
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 17 augustus 2025.
Privacy Policy
This privacy statement describes how Erasmus Esports, located at Persoonsdam 139 in Rotterdam, hereinafter referred to as ‘we’, “us” or ‘our’, collects, uses, and shares personal data when you become a member of our association, join our activities, visit our website or otherwise communicate with us. We are committed to protecting your privacy and maintaining the confidentiality of your personal data.
Table of contents
What data do we collect?
We collect the following personal data through the membership registration form:
– Moment of registration
– Email address provided for form receipt
– Personal e-mail address
– Full name
– Possession of a Sports Pass, and if so, Sports Pass number
– School/university
– Student number
– Year of study
– Starting year of study
– Date of birth
– Country of birth
– Gender
– Postal code and city
– Phone number
– Bank account number
– Some other declared interests and facts (favourite game, committee interest, how did the member hear about us)
When organising events, we collect the data needed for that event (e.g. name and phone number).
We take photos during our events. We use these photos on our social media and other promotional materials such as flyers and advertisements to promote our association. We ask for your permission when we take photos in which you are clearly visible. We do not ask for permission for general atmospheric photos and photos in which you appear in the background. You can withdraw your permission at any time; read more about this under the heading ‘your rights‘.
How long do we store your data?
We store your data according to the periods specified in our internal processing register.
We store the vast majority of data until the end of the academic year following your sign-out. This means that data is stored for a maximum of two years.
Example: you sign out during the 2025/2026 academic year. We will delete most data, such as your email address, telephone number and account number, by 1 September 2027 at the latest.
We are required by law to retain some data for longer. We retain your name, date of enrolment and personal data on invoices for seven years.
On what grounds do we process your data?
We process most personal data to facilitate your membership: the ‘performance of a contract’ ground. We retain some personal data due to a legal obligation, such as the obligation to keep tax records. Our interest in applying for subsidies is also a legitimate interest for processing study data.
We process background and atmospheric photos on the basis of our legitimate interest in promoting the association. We process photos in which you are clearly visible on the basis of your consent.
Where is this data collected and stored?
The personal data we collect through the registration form are stored in Google Forms and the corresponding Google Sheets. These documents are located in a shared Google Drive of our association. In addition to registration data, all photos and board and committee records (such as meeting reports and contracts) are also stored in this Google Drive.
Who has access to this data?
The current board and the Supervisory Board have access to the collected data. Committee members have access as relevant to their duties.
We publish some photos on WhatsApp and Discord, on our website and on our social media (Instagram, Facebook, LinkedIn). Those photos are then accessible to visitors to those platforms. The WhatsApp chat is restricted to members, while the other channels are public.
How do we use this data?
We use the data collected for the following purposes:
- To manage your membership and provide you with access to our association’s activities and benefits.
- For internal administrative purposes, such as accounting and recording payments.
- To keep you informed of association news, events, and other relevant information.
- Photos: to promote our association and events.
- To improve our website and services and to comply with our contractual and legal obligations.
How do we protect your data?
We take several measures to protect your data. First, we keep part of the data (study, country of birth, gender) anonymised so that it cannot be traced back to individual members. For the remaining data, protection includes restricting access to those who need it for specific tasks within the association. We regularly review access rights in our Google Drive to ensure that only authorised individuals have access to specific documents. We also ensure that all board and committee members are aware of the importance of confidentiality and privacy.
Your rights
You have the following privacy rights, among others:
- Right of access: you may ask what data we process about you and how we do so.
- Right to rectification: you may ask us to correct any inaccurate data.
- Right to erasure: you may request that your personal data be deleted, unless we are legally obliged to retain this data.
- Right to restriction of processing: you may ask us to temporarily stop using your personal data.
- Right to data portability: you may ask us to transfer the personal data we hold about you to you.
- Right to object: when we invoke a legitimate interest, you may object to this.
- Right to lodge a complaint with the Data Protection Authority (the Autoriteit Persoonsgegevens).
These rights apply to all personal data that we process about you, including administrative data and photographs.
If you have any questions about your data or wish to exercise your rights, please contact us at info@erasmusesports.nl.
Contact details
If you have any questions about our privacy statement or the way we use your personal data, please contact us at info@erasmusesports.nl or in writing at the following address:
Erasmus Esports
Burgemeester Oudlaan 50
3062 PA Rotterdam
This privacy statement was last updated on 17 August 2025.